当財団における個人情報は、当財団の事業活動において、次の目的で利用いたします。

1. 助成業務に関する個人情報
   1. 募集要項の通知
   2. 選考業務および選考結果の通知
   3. 助成対象者への各種通知
   4. 助成業務に関する各種イベントの通知・実施
   5. 助成業務遂行のための調査実施
   6. 成果報告に関する通知および成果報告の開示
   7. 各種お問い合わせ対応
   8. 上記の目的に付帯する業務
2. 財団理事、監事、評議員、選考委員の個人情報
   1. 財団広報印刷物およびウェブサイトへの開示
   2. 公益財団法に基づく権利の行使、義務の履行
   3. 財団からの各種連絡、案内の通知
   4. 理事会、評議員会および選考委員会の開催
   5. 助成業務の選考
   6. 上記の目的に付帯する業務
3. その他の個人情報
   1. 各種お問い合わせ対応
   2. 財団運営を行うための委託業務の遂行
   3. 上記の目的に付帯する業務

当財団は、個人情報を、法令による場合、同意がある場合および下記3の場合を除き、一切、第三者に提供いたしません。

（1）保有個人データの利用目的の通知、開示（第三者提供記録の開示を含みます。以下同じ）、保有個人データの内容の訂正、追加、削除、または、保有個人データの利用停止、消去、第三者への提供の停止等（以下、総称して「開示等」といいます）の請求方法

保有個人データについて、ご本人様が開示等の請求を行う場合は、以下の要領に則り、所定の申請書、本人確認のために必要な書類を同封の上、下記宛にご郵送ください。なお、利用目的の通知または開示の請求を行う場合には、本人確認のために必要な書類に加えて手数料を同封してください。
後日、必要かつ合理的な範囲で申請書記載のご本人様の住所宛の書面、または電子メールのうち、原則ご本人様が請求した方法にてご回答申し上げます。

• ※お電話や直接ご来訪いただいてのご請求はお受けいたしかねますので、ご了承ください。

① 申請書

② 本人確認書類（いずれか1点）

• 運転免許証のコピー（裏面に記載がある場合は裏面も）
• パスポート（旅券）のコピー
• 住民基本台帳カードのコピー
• 外国人登録証明書のコピー（裏面に記載がある場合は裏面も）
• 各種健康保険証のコピー
• 各種年金手帳のコピー
• 戸籍謄本または抄本の原本（作成日より3カ月以内）

③ 手数料（開示請求および利用目的の通知を書面で希望される場合のみ）

1,100円（税込）相当分の郵便切手

④ 宛先

〒617-8555 京都府長岡京市東神足1丁目10番1号
公益財団法人村田学術振興・教育財団
事務局担当

（2）代理人による開示等のご請求の場合

開示等のご請求をする方が、本人の法定代理人、または本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、下記の書類をご同封ください。

① 未成年者の法定代理人の場合

• 法定代理権を証明する書類（例: 本人の戸籍抄本等）
• 未成年者の法定代理人本人であることを確認するための書類（（1）②の本人確認書類・いずれか1点）

② 成年被後見人の法定代理人の場合

• 法定代理権を証明する書類（例: 登記事項証明書）
• 成年被後見人の法定代理人本人であることを確認するための書類（（1）②の本人確認書類・いずれか1点）

③ 委任による代理人の場合

• 委任状
  • ※開示等の結果を代理人が受け取る場合は、委任状に「開示等の結果を受領する権限を委任する」旨をご記入ください。この場合、委任状にはご本人の実印を押印し、ご本人の印鑑証明書もご提出ください。開示結果の受領権限を委任する旨のご記入、実印の押印、印鑑証明書の提出がない場合、開示等の結果を本人に対して行うことをあらかじめご了承ください。
• 代理人本人であることを確認するための書類（（1）②の本人確認書類・いずれか1点）
  • ※開示等の結果の送付先には、本人または開示請求した代理人以外の受取人を指定することはできません。なお、代理人を受領者とした場合、事由の如何を問わず、開示等の結果を本人が受け取ることができなかったときは、当財団は何らの責を負いかねます。

（3）注意事項

① 保有個人データおよび第三者提供記録の開示請求について、以下の事項に該当する場合には不開示とさせていただきます。この場合には、その理由を付記して通知いたします。また、不開示の場合でも手数料の返却はいたしかねます。

• 開示請求の対象となる個人情報が「保有個人データ」に該当しない場合
• 申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所、当財団の登録住所が一致しない場合等により本人の確認ができない場合
• 手数料のお支払いがない場合
• 代理人による申請に際して、代理権の確認ができない場合
• 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
• 当財団の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
• 他の法令に違反することとなる場合

② 申請書および本人確認書類に記載された個人情報は、本人確認、保有個人データとの照合、回答等の開示手続きに必要な範囲でのみ利用いたします。

当財団は、保有個人データ（当財団が取得し、又は取得しようとしている個人情報であって、当財団が保有個人データとして取り扱うことを予定しているものを含む。以下同じです。）を適切に管理するために、段階（取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等）に応じた取り扱い方法を定めた規定を策定し、その遵守に努めております。

また、組織的安全管理措置として、情報の取り扱いに関する責任者を設置するとともに、法や規定に違反している事実を把握した場合の報告連絡体制を整備しており、また、定期的な監査を実施しております。人的安全管理措置としては、従業員に定期的な教育を実施し、さらに物理的・技術的安全管理措置として、従業員の入退館管理とともにデータを取り扱う区域を定め、また、情報を取り扱う必要がある者以外へのアクセス権制限を行っております。また、委託先に関しても適切な選定・管理を行うよう規定にて定めております。保有個人データに関する安全管理措置の内容の詳細については下記「個人情報の取り扱いに関する問い合わせ先」記載の連絡先までお問い合わせください。

上記取り扱いにつきましては、当財団の事業内容の変更や安全性向上、関連法令の改訂等に応じて適宜内容を改訂する場合がございます。